Få større resultater med bedre samarbeid
Gode og effektive samarbeid er det første og viktigste steget mot gode resultater. Men hvordan får du teamet til å samarbeide, og hvilke verktøy støtter oppgaven bedriften din jobber med på best måte? Få inspirasjon her.
Tekst: Aksel Brinck og Natasja Broström
En gruppe mennesjer er sterkere enn et enkelt individ. Dette har vært tilfellet siden vi mennesker jobbet som jegere. På moderne arbeidsplasser er det like viktig å kunne både utvikle og løse problemer i grupper på en effektiv måte. Ofte er deltakerne i et team fysisk separert, og dagens oppgaver kan kreve kreative og abstrakte løsninger som ikke er umiddelbart åpenbare. Denne prosessen kan bare lykkes dersom teamene fungerer.
Fordeler ved å jobbe i grupper
Det er mange fordeler ved å jobbe i grupper. Medlemmene i gruppa kan utveksle kunnskap, og de er alle unike ressurser som hele teamet kan bruke for å ta gode avgjørelser og finne suksessfulle løsninger. Samarbeidet i ei gruppe knytter også medlemmene sammen – når det fungerer – og dette forholdet kan gi fordeler også i fremtidige samarbeid. I tillegg lærer gruppemedlemmene fra hverandres kompetanser, og alle får økt kunnskap.
En gruppe kan samles rundt et spesifikt prosjekt, men teamet kan selvfølgelig også jobbe mer permanent, for eksempel på et kontor. Uansett handler det om å jobbe optimalt sammen, og her er det en stor fordel at man kan utnytte samarbeidsverktøy optimalt som er tilgjengelige, f.eks. den nyeste versjonen software slik som Microsoft 365 og Google Workspace.
Samarbeidsmuligheter
Det er mange typer måter å samarbeide på, men du kan hovedsakelig dele de inn i fem ulike kategorier. De fleste spesifikke oppgaver starter med planlegging og prosjektledelse, og for dette finnes det nesten utallige verktøy en kan bruke.
Kanskje trenger du en industri-spesifikk løsning, men ellers kan du begynne med å prøve Project Management-programmet, som er et tillegg til Microsoft 365. Ved å bruke appene i Google Workspace Marketplace er det også mulig å finne gode løsninger – prøv Gantter Project Management for eksempel.
Programmer for kommunikasjon
Den neste kategorien vi ser på er programmer og tjenester for videokonferanser. Her har mange arbeidsplasser alt stiftet bekjentskap med Microsoft Teams, Google Meet og Zoom. Større bedrifter foretrekker ofte Ciscos Webex-løsning.
Disse appene har nesten de samme løsningene, og har innebygde muligheter for å dele dokumenter. De kan også virke browser-basert. Programmene har utviklet seg lynraskt gjennom korona-perioden, og er svært fleksible.
Det er faktisk mer korrekt å kalle de nevnte programmene for kommunikasjonsverktøy. For eksempel har de innebygde chat-muligheter, noe som er det tredje verktøyet i denne samlingen du kan bruke for å oppfordre til samarbeid. I mange tilfeller er dette en mer effektiv kommunikasjonsvei enn e-post og telefon. Det resulterer i færre e-poster, gir hurtigere kommunikasjonsprosess og gir raskere beslutninger og godkjenninger.
Mindre kan være bedre
Når du er ferdig med oppgavene kan det være en fordel i enkelte situasjoner dersom flere mennesker kan skrive eller redigere et dokument samtidig. Dette er mulig med Microsoft 365 og Google Workspace. I Microsoft 365 må dokumentet lagres i skyen i OneDrive, før den enkelte deltaker enkelt kan invitere andre deltakere til dokumentet ved å klikke på «Del»-knappen, som finnes til høyre på menybåndet i programmer som Word og Excel.
Den femte og siste anbefalingen er å la skyen være en delt felles plattform. Dette kan være OneDrive, Google Drive eller noe annet. På denne måten kan alle medlemmer i gruppa alltid ha tilgang til dokumenter og filer de jobber med, uansett hvor de befinner seg.
Feilversjoner unngås også på denne måten, nettopp fordi alle versjoner av en fil befinner seg på samme sentrale sted. Dette reduserer nødvendigheten av forklarende, koordinerende e-poster, og er tidsbesparende. Noen ganger handler godt samarbeid også om å redusere mengden kommunikasjon.
Hvordan velge verktøy
Velg samarbeidsverktøyene som møter den enkelte ansattes behov så nært mulig.
- Flere egenskaper – I noen profesjoner trenger man svært industri-spesifikke verktøy, men ellers er det en fordel å velge software eller service med mange ulike egenskaper.
- Høy brukervennlighet – Spar tid og penger med løsninger som er enkle i bruk. Be om en demonstrasjon, og sjekk utseende og navigasjon.
- Sikkerhet og privatliv – Kan gruppemedlemmer også kommunisere med hverandre uten at andre ser på? Og kan du trygt jobbe med konfidensielle prosjekter?
- Vurder skyen – Med en sky-basert løsning kan alle enkelt dele filer og se tidligere versjoner. Og alt kan enkelt besøkes fra alle slags enheter.
- God integrasjon – Velg verktøy som enkelt kan integreres sammen med andre programmer. Alle fil-typer som gruppe vanligvis bruker må støttes.
3 tips for bedre samarbeid
- Sett mål og regler
Gruppas mål må gjentas ofte – dette er utgangspunktet for alle aktiviteter – og det må være klare regler for alt, for eksempel for hvor lenge møter er tillatt å vare. - Lytt først
I et velfungerende team respekterer alle hverandre, og lytter før de snakker. Dette bygger tillit i gruppa. - Vær åpen og fleksibel
Folk er forskjellige, og har ulike profesjonelle og personlige vinklinger på oppgaver. De beste og mest kreative gruppene får til å integrere ulikhetene.