Velkommen om bord: Slik lykkes du med en god onboarding av nyansatte

Onboarding sørger for at din nye medarbeider raskt kommer inn i jobbens forventninger og rutiner, og blir kjent med sin nye rolle og nye kollegaer. Det er en integreringsprosess som skal sikre at den ansatte blir en produktiv del av samspillet på arbeidsplassen. Onboardingsperioden strekker seg til den ansattes første år, selv om den formelle prosessen avsluttes etter seks måneder.

Det koster mye penger å ansette en ny kollega, både i tid og reelle kostnader. En arbeidsgiver vil alltid ønske at den nyansatte skal trives, prestere og bli «lenge» i selskapet, slik at man får avkastning på den investeringen som er gjort.

–  En god onboarding er også god employer branding. Elkjøp Nordic er arbeidsgiver for over 11.000 ansatte i henholdsvis Norge, Sverige, Danmark og Finland. Vi ønsker å bli oppfattet som en profesjonell arbeidsgiver som både ansatte og ledere kan være stolte av å jobbe for, sier senior HR-konsulent, Kjersti Arnesdatter Evensen – som er ansvarlig for onboarding i Elkjøp Nordic.

Å redusere tiden det tar for den nye medarbeideren å nå et tilfredsstillende produktivitetsnivå vil gjøre at selskapet raskt får avkastning på investeringen det er å ansette en ny medarbeider.

– For oss i Elkjøp er suksessfull onboarding at den nyansatte så raskt som mulig integreres sosialt, og får en god opplæring. Vi er opptatt av å gi de nyansatte en følelse av å være velkommen, gi dem selvtillit – og få dem raskt integrert med bedriftskulturen. En ansatt som trives og mestrer rollen sin, vil også prestere bedre, ha et høyere engasjement og et ønske om å bli i selskapet.

For å sikre en god oppstart, har Elkjøp utviklet et eget onboardingsystem for alle fire nordiske land. Her får både leder og den nyansatte meldinger og oppgaver til de ulike stadiene i prosessen. Den nyansatte får nyttig informasjon om selskapet, og ledere har mulighet til å følge opp sin nye medarbeider.

– Vi er tilhenger av å starte onboardingen en god stund før den ansatte starter, både for at leder skal være godt forberedt og for at den nyansatte skal kunne gjøre seg god kjent med selskapet, arbeidsplassen og hva som forventes før de starter. Vi starter prosessen for ledere allerede seks uker før oppstart, og to uker før for den nyansatte, sier Kjersti Arnesdatter Evensen.

Evensen forteller at nyansatte i tillegg får tilgang til den obligatoriske introkurs-pakken deres før de starter, om de ønsker å gjøre seg helt eller delvis ferdig med denne.

For å lykkes med en god onboarding er det viktig å ha den ansatte i fokus og at man dekker de områdene som er viktige for at den nyansatte skal komme godt i gang tidlig.

Disse områdene kalles på engelsk for «the 6 C’s»:

• Compliance: Overholdelse av retningslinjer og reguleringer, og at alle hygienefaktorer er på plass ved oppstart.
• Clarification: Klargjøring av forventninger og roller.
• Connection: Etablering av forbindelser og relasjoner med kollegaer, og eventuelle andre interne og eksterne kontakter.
• Culture: Introduksjon til bedriftens verdier og kultur.
• Confidence: Bygging av selvtillit og kompetanse gjennom opplæring og støtte.
• Check Back: Oppfølging og sikring av at den nyansatte utvikler seg og leverer det som er forventet, og at forventningene til den nyansatte også har blitt innfridd.

Forskning viser at de selskapene som er proaktive og har en god onboardingprosess har betydelig lavere turnover enn de som ikke har det. Ansatte som får en «best in class» onboarding presterer også mye bedre allerede fra start enn de som ikke får det. Hos de beste oppnår 82% av de nyansatte sine prestasjonsmål etter ett år, mens for selskapene som scorer dårligst på onboarding er tallet 17%.

(Studie av Talya Bauer, Ph.D.Cameron Professor of Management. Portland State University)

Når onboardingen er over, er det viktig å gi medarbeideren muligheter for videre utvikling. Her står oppfølging og tilbakemeldinger sentralt.

– Det å ha en leder som støtter og veileder, men som ikke driver med «micro management», vil gi den ansatte rom til å prøve og feile, og utvikle seg. La de ansatte få ansvar. Det er lov å feile – bare man lærer av det, avslutter Kjersti Arnesdatter Evensen.