4 tips for å løse de vanligste problemene på møterommet

• Sammenlign ulike alternativer. Undersøk og sammenlign ulike skjermer, lydsystemer og videokonferansemuligheter – og ta spesielt hensyn til hvordan disse «snakker» sammen.
• Velg brukervennlige grensesnitt. Utstyret skal være så enkelt i bruk at hvem som helst skal kunne benytte det uten altfor mye opplæring. Gå for utstyr med intuitive kontroller og lettfattelig grensesnitt for å minimere forvirring og problemer.
• Vurder skalerbarhet. Du skal selvsagt velge produkter som passer størrelsen på bedriften din (og møtene dere arrangerer) her og nå, men det kan være lurt å investere i utstyr som også kan skaleres opp. Da trenger ikke bedriften starte på nytt om behovet endrer seg i fremtiden.

Tips! Ikke overdriv med masse justeringsmuligheter og fancy produkter. Et godt råd er faktisk å unngå å legge opp til at ansatte eller gjester selv kan endre på kabler eller oppsett.

• Skjermstørrelse og oppløsning. Vurder størrelsen på møterommet og velg en skjerm som er enkel å se uansett hvor i møterommet man sitter. Vurder faktorer som synsvinkler, lysstyrke og oppløsning for å forbedre den visuelle opplevelsen for møtedeltakerne.
• Lyd og akustikk. Vurder akustikken i rommet og velg lydutstyr deretter. Høyttalere og mikrofoner bør plasseres på en måte som sikrer klar og balansert lydfordeling i hele rommet.
• Samarbeidsverktøy og tilkobling. Utstyr rommet med verktøy som tillater enkel tilkobling til bærbare datamaskiner, smarttelefoner eller andre enheter for deling av presentasjoner, dokumenter og videoer.
• Bord og stoler. Plasser møblene på en måte som maksimerer skjermens synlighet, og som gjør det enkelt for møtedeltakerne å kommunisere med hverandre. Sørg for at kabler og strømuttak er lett tilgjengelige uansett hvor man sitter.

• Test før møtet! Sjekk at alt utstyret, inkludert skjermer, lydenheter og videokonferansesystem funker – aller helst før hvert møte. Er alle nødvendige kabler og tilkoblinger på plass? Slik ting har nemlig en tendens til å gå på utlån mellom ulike møterom.
• Sørg for å ha en backup-løsning. Ha alternative løsninger tilgjengelig i tilfelle det oppstår uventede tilkoblingsproblemer. Dette kan være ekstra kabler, adaptere og mobile hotspots.
• Vedlikehold og oppdateringer. Om du sørger for regelmessig vedlikehold og oppdateringer av møteromsutstyret, forhindrer du potensielle problemer før de oppstår.

• Kvalitetsløsninger for videokonferanser. Invester i pålitelig programvare og maskinvare for videokonferanser for å sikre god kommunikasjon med eksterne deltakere. Webkameraer, mikrofoner og høyttalere av god kvalitet vil forbedre opplevelsen – for både digitale og fysiske deltakere.
• Del møtemateriell på forhånd. Bruk samarbeidsplattformer eller prosjektstyringsverktøy for å dele møteagendaer, presentasjoner og andre dokumenter på forhånd. Dette gjør det enklere for digitale deltakere å bidra underveis.

Tips! Det er alltid en god idé å etablere noen retningslinjer som alle deltakerne kan følge under digitale møter. Oppmuntre alle til å snakke tydelig, mute seg selv når de ikke snakker, og bruke chattefunksjoner for spørsmål eller kommentarer underveis.

Behovet for elektronikk og utstyr melder seg ganske fort i de fleste virksomheter – uansett om du har startet en liten bedrift eller driver et større selskap. Etter hvert som bedriften din vokser, kan vi stille med hele bredden av profesjonelle produkter, smarte tjenester og selvsagt gode råd. Da kan du konsentrere deg om det som virkelig betyr noe – nemlig arbeidshverdagen din.

Elkjøps bedriftsavdeling finner du på nettet eller hos din nærmeste Elkjøp-butikk.