7 tips til hvordan teknologi kan forbedre produktiviteten din
Hvordan kan du som bedriftsleder forbedre din egen og arbeidsplassens produktivitet og samtidig øke arbeidsgleden? Teknologi hjelper deg på vei.
Teknologi er ikke løsningen på alle utfordringer, men når den brukes på riktig måte, kan den bidra til å øke produktiviteten, gjøre ansatte mer effektive og gi større arbeidsglede. Ifølge en undersøkelse fra det amerikanske IT-konsulentselskapet Ivanti, mente hele 85 prosent av de ansatte i de undersøkte selskapene at de ikke hadde de riktige ressursene til å utføre oppgavene sine effektivt.
En annen undersøkelse fra magasinet The Economist peker i samme retning. Respondenter med en arbeidsgiver som er positiv til samarbeid ved hjelp av mobile plattformer, oppfatter seg selv som 7 prosent mer produktive enn ansatte på en arbeidsplass der man ikke jobber mobilt. Arbeidsplasser er selvsagt forskjellige, men trolig vil du finne inspirasjon til økt effektivitet i disse syv tipsene.
Farger påvirker effektiviteten
Også fargene i kontorlandskapet påvirker produktiviteten, skal vi tro en undersøkelse fra Lunds universitet. Menneskehjernen er langt mer aktiv i fargerike rom.
Blå: Økt kreativitet og mindre stress.
Rød og gul: Høyere aktivitet, men mer stress.
Hvit: Bedre læring.
Grønn: Høyere komfort, økt kreativitet.
Hold kommunikasjonslinjene åpne
Flere undersøkelser viser at dårlig intern kommunikasjon koster selskaper millioner av kroner hvert år. Luk ut flaskehalsene og legg en strategi for hvordan ansatte enkelt og effektivt kan komme i kontakt med hverandre. Prøv å oppmuntre til å ta de små daglige samtalene over Google Chat eller chat-funksjonen til Microsoft Teams. Spar tid med nettmøter, som ofte er mer effektive enn fysiske møter.
Unngå bortkastet arbeid
Har du opplevd situasjonen der to ansatte hver for seg begynner å løse den samme oppgaven, uten at den ene vet at den andre allerede er i gang? Dette gjelder spesielt for større organisasjoner. Utfordringen løses ved at alle filer deles i skyen, i for eksempel Dropbox, OneDrive eller Google Drive. Du kan sikre deg enda bedre resultater med prosjektstyringsverktøy som Basecamp, Asana eller Trello, som også er med på å fjerne tidssløsing i prosesser.
Gi enkel tilgang til felles prosjekter
Manuell fildeling er en langsom metode, og mangelen på oversikt over dokumenter i et felles prosjekt kan koste store mengder tid. I dag jobber mange hjemmefra, så den beste løsningen er å ha felles prosjektmapper i skyen – i OneDrive, Google Drive, Dropbox eller andre lignende tjenester. Eventuelt kan prosjektgruppen ha en «privat sky» på en nettverkshard-disk (en NAS), som kan nås fra utsiden via en sikker VPN-tilkobling.
Registrer tiden på en god måte
Mange synes kanskje det kan være ubehagelig å måtte registrere tidsbruken sin, spesielt dersom kolleger eller ledere har tilgang til opp-lysningene. Men tidsregistrering kan være disiplinerende. Du kan se hvor mye du har jobbet, og hva du spesifikt har brukt tiden på. Det er mange måter å registrere dette på, men blant de enkleste skyløsningene finner vi tjenester som Toggl Track, Timely og Harvest.
Effektiviser hjemmearbeidet
Ikke la det være opp til de ansatte selv å sørge for at hjemmekontoret er optimalt. Det vil være bortkastet tid, og resultatet blir ikke særlig effektivt. Sørg for at alt utstyr er på plass: PC, programvare, skjerm, skriver, mobiltelefon og eventuelt bord og stol, slik at dårlig ergonomi ikke reduserer produktiviteten. Sørg for sikker og rask ekstern tilgang til selskapets systemer, kalendere, møtesystemer og filer.
Unngå å kaste bort tid på uviktige ting
Mange små hverdagslige ting tar sekunder eller noen få minutter å utføre. Men i løpet av dager, uker og måneder blir det til ganske mange timer. For eksempel, dersom arbeidsgruppen din har mange systemer som krever inntasting av passord hver eneste gang, kan det hende du trenger et verktøy for passordbehandling. Identifiser lignende små oppgaver og se om de ansatte sammen kan redusere antallet.
